Зворотний зв'язок зі співробітниками

Якщо між керівником і співробітником існує зворотний зв'язок, він може допомогти підвищити моральний настрій і мотивацію. Якщо його немає, у майбутньому це може спричинити великі проблеми.

Як здійснюється зворотний зв'язок?

По-перше, підготуйте ґрунт. Свою думку необхідно висловлювати конфіденційно. Важливо, щоб вашу розмову ніхто не міг почути, до того ж, для її проведення слід вибрати більш невимушену та найменш застрашливу обстановку. Бесіда повинна проходити в офіційному руслі. Підготуйтеся заздалегідь та зробіть замітки. Ви повинні чітко уявляти, що ви збираєтеся сказати та чому. Якщо ця зустріч є частиною постійного безперервного процесу, візьміть з собою записи останньої бесіди, на якій обговорювалися ділові характеристики працівника. Це дозволить вам за необхідності прокоментувати прогрес або, навпаки, зниження активності співробітника.

Задайте потрібний тон вашій бесіді. Вам слід залишатися позитивно налаштованим і об'єктивним. Якщо ви почнете розмову в обвинувачувальному тоні, це лише погіршить справа. І пам’ятайте, що відгуки – це обговорення не особистості, а чиєїсь роботи. Фрази типу "ви не виконуєте цю роботу так, як треба" або "ви так і не зрозуміли, як це зробити" створять дуже негативну атмосферу, і вам складно буде продовжити бесіду в потрібному руслі.

Оцінка діяльності - або зворотний зв'язок - призначена для того, щоб допомогти співробітникам розвиватися, але вони не зможуть цього зробити, якщо будуть вимушені оборонятися або почувати свою провину. Спробуйте використовувати фрази "я зазначив, що" або "я розумію, що" - і ситуація вже буде обговорюватися без осудів і докорів. Попросіть співробітника висловитися. Гарний працівник перед зустріччю все обміркує й, імовірно, захоче використати цю можливість, щоб пояснити, чому він зробив саме так. І, можливо, ви навіть почуєте думку про свою власну техніку керування.

Головне - наголошуйте на позитивних моментах. Почніть з того, що було зроблене добре. Поясніть, що вам подобається в роботі вашого колеги та чому. Розповідайте йому, як це допомогло особисто вам, відділу або вашій компанії. Дайте співробітникові відчути себе на коні. Маршалл Голдсміт і його колега Джон Катценбах, "тренери" з вдосконалювання управлінської діяльності, створили таке поняття як feedforward, тобто "прямий зворотний зв'язок".

Голдсміт вважає: "Якщо ви збираєтеся висловити думку про чиюсь діяльність, почніть з прямого зворотного зв'язку. Зосередьтеся на майбутніх перспективах, а не на минулих помилках".

Переходимо до другої сторони медалі…

Гарні новини - це лише одна сторона медалі зворотного зв'язка. Вам ще доведеться обговорити й неприємні моменти. Це може бути звичайна планова зустріч, але завжди є якесь завдання, яке виконується не так добре, як інші. Не йдіть на зустріч зі співробітником, маючи лише неясне уявлення про те, що йде не так, або висловлюючи невдоволення людиною, яка виконує це завдання. Вам необхідно заздалегідь визначити проблеми та підкріплювати ваші коментарі конкретними прикладами.

Ви повинні в нейтральній формі коротко і ясно "проілюструвати" свою думку фактами. Якщо дійсно існує якась проблема, пов'язана з якістю роботи, слід організувати наступну зустріч або навіть тренінг.

Будьте конструктивні. Якщо ви скажете комусь, що він погано виконує свою роботу, цей шлях нікуди вас не приведе. Вам слід запропонувати способи, як поліпшити ситуацію. Якщо в співробітника постійно виникають ті самі проблеми лише в одному аспекті роботи, а з усім іншим усе гаразд, варто переконати його підшукати наставника. Або ж вам слід провести невелике дослідження перед зустріччю та внести свої власні пропозиції. Обов'язково переконайтеся, що ви обоє розумієте, про що йде мова. Запитайте в людини, з якою ви зустрічаєтеся, чому їй складно виконати це завдання. З'ясуйте причину такої низької продуктивності роботи.

Закінчіть бесіду на позитивній ноті. Повторіть свої первісні коментарі - нагадайте працівникові, що він зробив добре та чому ви його цінуєте.

Отже, для забезпечення зворотного зв'язку з вашими співробітниками, вам необхідно:

1. Ясно висловлюватися.

2. Наголошувати на позитивних моментах.

3. Проявляти делікатність.

4. Пропонувати способи поліпшення ситуації.

5. Залишатися об'єктивним.

Джерело: http://astera.ru/