Бізнес-етикет по телефону: вчимося розмовляти правильно

Оптимальна тривалість ділової бесіди – не більше п'яти хвилин.
«Телефонний» бізнес-етикет дуже важливий. Адже його незнання завдає непоправної шкоди репутації та іміджу ділової людини. Вам знайоме відчуття, коли розмова «не йде»?
Нижче 12 простих порад, як цього уникнути.
Часто телефонній розмові заважає почуття страху – майже таке ж, як страх сцени. Тільки в цьому випадку його викликає не аудиторія, а конкретна людина: досвідчений, грізний, який має владу. Хоча нерозумно боятися співрозмовника, адже часто страх заважає досягти результату. Тому деякі наші поради будуть про те, як позбутися страху.
1. Думайте позитивно
Найголовніше, будьте завжди доброзичливі. Адже телефонні дроти вміють передавати як похмурий вигляд і невдоволений вираз обличчя, так і привітну посмішку. Тільки потім телефонуйте.
2. Контролюйте емоції
Не потрібно боятися, від цього всі ваші м'язи напружуються, і ваш голос змінюється. Створюється враження, що ви занадто груба і емоційна людина.
3. Посміхайтеся
Ну і що, що ніхто не побачить? Зате відчує. По голосу зрозуміло, в якому настрої співрозмовник. Є велика ймовірність, що і співрозмовник теж посміхнеться. А коли посміхаєшся, складніше сказати «ні».
4. Не забувайте вітатися
Не забувайте вітатися. Завжди і з усіма. Психологи рекомендують говорити: «Добрий день!», а не «Здрастуйте!». Оскільки в останньому слові більше приголосних. Говорити «Доброго ранку!» і «Добрий вечір!» також не бажано, адже у нас робочий день.
5. Час – гроші!
Пам'ятайте про стислість. Адже час – гроші! Оптимальна тривалість ділової бесіди – не більше п'яти хвилин. Буде дуже люб'язно з вашого боку, якщо на початку розмови ви запитаєте, чи має співрозмовник час і в якій кількості. Якщо він зайнятий, вибачтеся і поцікавтеся, коли краще перетелефонувати.
6. Зосередьтеся
Іноді через хвилювання можна навіть забути причину, через яку ви телефонуєте. Зберіться з думками і чітко усвідомите для себе всі деталі. Зрештою просто напишіть шпаргалку.
7. Розслабтеся
Нехай розмова йде сама собою, не замислюйтесь над тим, що про вас подумають. Відкиньтеся на спинку крісла, покладіть ноги на стіл. Співрозмовник все одно не бачить, а вам буде зручніше.
8. Голос – це музика
Співрозмовник завжди звертає увагу на мелодійність нашого голосу, темп мови, тон, а вже потім на сказані нами слова. Тому добре попрацюйте над мелодійністю вашого голосу.
Вчені довели, що люди чуючи низькі голоси, вважають, що на іншому кінці дроту, ділова людина, високого рангу і з значною посадою. У разі високих ноток в голосі слухачі вважають, що говорять з ними – легковажні і близькі люди.
Однак не варто, виходячи з цього, спеціально змінювати свій голос, фальш буде чутна співрозмовнику, і повірте, це буде йому неприємно.
9. Встаньте на ноги
Якщо розмова закінчується, і вам треба підбадьоритися, додати в голос енергії, найкраще встати на ноги і пройтись.
10. Добре виглядаєте
Виглядаєте добре, тоді будете і звучати добре. Зовнішній вигляд сильно впливає на зарозумілість і поведінку.
11. Надихати співрозмовника
«Супер», «здорово», «чудово» – вони видають ваш оптимістичний настрій і налаштовують співрозмовника на позитивні емоції.
12. Підсумуйте розмову
Перед прощанням по пунктах перерахуйте все, про що домовлялися. Це допоможе все запам'ятати або уточнити неясні моменти і створить враження про вас як про надійну і точну людину.
Повірте, трохи практики, і страх перед невідомою людиною зникне.
І на останок
1. Якщо ви дуже зайняті, телефон краще відключити або попросити відповідати на телефонні дзвінки секретаря.
2. Якщо у вашому кабінеті знаходиться клієнт або відвідувач, спілкування з ним, без сумніву, є пріоритетом. Слід відповісти на дзвінок тільки для того, щоб з'ясувати, хто дзвонить, і повідомити, коли вам можна зателефонувати. Або попросіть співрозмовника залишити свій номер і передзвоніть йому пізніше.
3. Якщо у вас відвідувачі, а вам необхідно зателефонувати, то слід перед ними вибачитися, а сам дзвінок постаратися зробити максимально коротким.
4. При рівних умовах закінчує розмову той, хто подзвонив. При розмові з начальником ініціатива завершення розмови повинна виходити від нього (до речі, в позаслужбовій обстановці такий привілей має жінка).
5. Якщо бесіда затягується, то можна підвести підсумок, скориставшись фразами: «Вважаю, що ми обговорили всі питання», «Дякую, що ви приділили мені час» тощо. Постарайтеся не виявляти нетерпіння, залиште про себе приємне враження.
Ось яким повинен бути «телефонний» бізнес-етикет. Більше вправляйтеся і у вас все вийде!
https://hyser.com.ua/