12 главных проблем бюджетирования

Бюджеты — это фундамент для ведения корпоративного контроля. Без бюджета мы не знаем, просто ли мы существуем на одном уровне или все-таки развиваемся. В процессе составления корпоративного бюджета можно выделить 12 фундаментальных управленческих проблем.

Автор: эксперт Валерий Евгеньевич Xpyцкий, Академия народного хозяйства при Правительстве РФ.

Бюджеты — это фундамент для ведения корпоративного контроля. Без них возникает хаос: мы не можем оценить или воздать должное правильным действиям; контролировать цены; не знаем, просто ли мы существуем на одном уровне или все-таки развиваемся. Поэтому процесс составления годового бюджета имеет огромную важность для всего менеджмента. Это время, когда руководство старается получить как можно больше (конечно, в пределах возможного) ресурсов, старясь одновременно взять на себя как можно меньше обязательств (опять же в пределах возможного).

Хотя бюджетный процесс может контролировать показатели функционирования, он не помогает их улучшить и не изменяет общих направлений развития бизнеса. Как правило, этот процесс приводит к существенно неправильному распределению ресурсов. Чем более он ортодоксален, тем с большей вероятностью его применение приведет к нерациональному распределению ресурсов. В ортодоксальном процессе составления корпоративного бюджета можно выделить 12 фундаментальных проблем управленческого характера.

1. Самые заурядные показатели функционирования вместо высоких

Бюджетный процесс потворствует бездарности. Paзумеется, невыполнение бюджетных показателей подлежит наказанию. Поэтому в интересах руководства во время обсуждения проекта бюджета задавать по возможности легко достижимые цели, стараясь при этом получить максимально большие ресурсы. Это хороший вариант для личного успеха и продвижения менеджера по карьерной лестнице («О, этот человек умеет достигать поставленных целей!»), но не тот способ, который заставляет бизнес подниматься на принципиально новые ступени развития. Но так же как для менеджера наказуемы низкие результаты, не дотягивающие до плановых, опасны для него и результаты, которые намного перекрывают установленные показатели. Если я в течение года опережаю график, можно быть уверенным в двух вещах. Во-первых, меня будут гораздо чаще других проверять и корректировать планы в сторону увеличения, делая мои цели более напряженными. Во-вторых, мои планы на следующий год стартуют с более высокой планки. Поэтому в моих собственных интересах ограничиваться относительно невысокими целями и скромно их перевыполнять, желательно лишь к концу года, чтобы мои цели не успели пересмотреть. Однако это не тот путь, следуя по которому организация может добиться высочайших показателей функционирования.

2. Мошенничество или честность

В бюджетах, как и в войнах, первой потерей становится правда. Бюджеты — это минное поле лжи, на которую «враг» отвечает контробманом. Как менеджер, я рисую безрадостную картину внешних проблем с которыми сталкиваюсь при управлении. Зачем это делается, понятно: в таких «тяжелейших» условиях для работы мне легче оговаривать свои обязательства, связанные с бюджетом. Более того, я стараюсь сделать их минимальными. Такой подход вряд ли стимулирует честный и объективный взгляд на показатели функционирования и положение дел на рынке. Да и в течение года большинство менеджеров пытаются спрятать часть своего бюджета на «черный день»: вдруг потребуется затыкать образовавшиеся где-то дыры. Чтобы подлакировать показатели, не допуская их провалов или, наоборот, взлетов, в дело идут самые разные приемы: манипулирование порядком начисления, варьирование портфеля заказов, наем работников, расходы дискреционного типа на консультантов и рекламу, если назвать только некоторые.

3. Конфликт или сотрудничество

Следствием мошенничества и различных игр в организации нередко становится конфликт. Составление бюджета — это своего рода игра в виде переговоров между различными уровнями управления о будущих обязательствах и ресурсах. Менеджеры высшего звена, определяющие бюджеты, хотят получить от подчиненных максимум обязательств при выделении им минимума ресурсов. Менеджеры, запрашивающие средства, наоборот, стремятся к минимуму обязательств при максимуме получаемых ресурсов. В результате мы имеем кооперативный процесс, который редко можно увидеть в других областях деятельности, когда все уровни руководства работают совместно в атмосфере общего дела, стараясь понять, чего они могут добиться сообща. Это в теории. Но реально это именно тот момент, когда фундаментальная природа соперничества, заложенная в иерархию менеджмента, в полной мере вылезает наружу. Даже явно плоские организации вдруг заново вспоминают об иерархии, о распределении полномочий и наличии не самых теплых отношений между собой.

4. Внутренняя сфокусированность или рыночная

Бюджеты как бы фокусируют усилия организации на вопросах внутреннего характера. Внешние события и факты здесь используются подобно тому, как пьяный использует фонарный столб: для поддержки, а не для освещения. Другими словами, факты в основном подбираются избирательно, то есть только те, которые подкрепляют ваши интересы. Ситуация в этом случае очень напоминает разбирательство исков в суде, когда адвокаты представляют судье только те доводы, которые выгодны для их клиента. Поэтому бюджетный процесс вовсе не помогает бизнесу «думать» о том, как он может эффективно разрабатывать или расширять свой рынок. Нет, скорее это ринг, на котором менеджеры яростно спорят о том, как следует разделить между ними «корпоративный пирог». Внешний рынок, который должен был бы помочь понять, как целесообразно распределить имеющиеся ресурсы, в бюджетном процессе постоянно игнорируется или, что того хуже, используется преднамеренно искаженно.

5. Интеллект «шахтного» типа или мышление бизнесмена

Бюджеты должны отражать организационную структуру подразделений, функциональных и бизнес-единиц. В сущности, каждое звено организации должно оптимизировать использование своих ресурсов. В итоге в рамках целого бизнеса наблюдается субоптимизация, то есть достижение отдельных частных целей оказывается с точки зрения бизнеса в целом неоптимальным вариантом. Если организационные «шахтные» структуры спорят друг с другом по поводу того, кто из них получит дополнительно 1—2% средств (разумеется, за счет кого-то другого), говорить об операционных показателях прорывного типа не приходится. Прорывы могут быть, когда все «шахтные» структуры работают вместе, определяют новые пути развития рынка и распределения ресурсов. Бюджетный же процесс явно препятствует такому стилю делового мышления. Менеджеры давно усвоили, насколько они выигрывают, если анализируют процессы, начиная от потребностей заказчиков и двигаясь назад ко всем подразделениям организации. В этом отношении бюджетный процесс является своей прямой противоположностью и загоняет бизнес в «темные века», где каждая структура «шахтного» типа действовала самостоятельно, не обращая внимания на остальных.

6. Акцент на затратах или результатах

Бюджет — это деньги, являющиеся источником корпоративной силы. В обоих случаях: когда выступаете и за бюджет, и против него, внимание фокусируется на затратах, не на результатах деятельности, так как затраты легко измерить, ими легко управлять и снижение их можно стимулировать. Результатами же деятельности, особенно там, где нет чистой прибыли, управлять трудно. Поэтому вы неизбежно измеряете уже то, что получили. Из этого следует очевидный вывод, если основной показатель, по которому судят о том, как вы работаете, — достижение некоторых бюджетных цифр, они обязательно будут достигнуты. Предпринимаемое для этого снижение затрат может быть болезненным, однако само по себе это занятие сравнительно простое. Становится ли бизнес в целом лучше, если колл-центр снижает свои издержки, принося в жертву уровень обслуживания, маркетологи снижают объем рекламы или производственники реже начинают проводить техническое обслуживание, — это в данном случае другой вопрос. При нынешнем подходе к делу выход за установленные бюджетные цифры — надежный рецепт быстрого подрыва собственной карьеры, и наоборот, снижение затрат, даже если это порождает долгосрочные проблемы, по крайней мере дает менеджеру шанс продолжить сражаться за место под солнцем и завтра: сегодня его за это не уволят.

7. Краткосрочные ориентиры или долгосрочные

Бюджеты, как правило, составляются на год, и по крайней мере раз в квартал их корректируют. Бюджеты, показатели функционирования и графики оказываются тесно взаимосвязанными друг с другом. Из-за этого карьера менеджера в значительной степени зависит от того, насколько он не только умеет добиваться бюджетных показателей, но и ориентирован на достижение самых ближайших целей, то есть способен действовать в рамках очень короткого временного горизонта. Поскольку снижение затрат порождает проблемы потом, так как это мина замедленного действия, вполне вероятно, что ко времени, когда она сработает, заложившего ее менеджера уже повысят или возникшая проблема даже станет обоснованием требования для выделения более крупных средств при очередном дележе бюджета, чтобы с их помощью решить самые горящие задачи. В любом случае акцент менеджера на краткосрочной перспективе помогает ему легче и быстрее подниматься по карьерной лестнице.

8. Потихоньку-полегоньку, или, по-научному, инкрементально

Бюджетный процесс не способствует коренному пересмотру вопроса о том, как лучше всего использовать ресурсы корпорации. Вместо этого большинство менеджеров берут результаты последнего года и добавляют или вычитают несколько процентных единиц. Инкрементализм при составлении бюджета отражается не только в цифрах, но и в стиле мышления. Весь применяемый здесь процесс мышления исходит из допущения, что нынешний способ работы с рынком, организация и реализация бизнеса изначально правильны. Иными словами, из предположения, что в будущем тип конкуренции и характер рынка останутся более-менее теми же самыми, что и сегодня. Такое пассивное, инкрементного типа мышление фактически «открывает двери» на этот рынок новым участникам — с инновационными идеями, готовым изменить там правила игры в свою пользу.

9. Ориентация на прошлое или будущее

Бюджеты делают виды бизнеса заложниками прошлого. Инкрементализм, изначально заложенный в бюджетный подход, строится на допущении, что то, как мы действовали в течение прошлого года, в целом приемлемо и на следующий год. Поэтому наш подход к рынку остается примерно тем же, то есть вся наша организация ориентируется на проверенное прошлое, а распределение ресурсов осуществляется по уже опробованным, в частности тогда, шаблонам. Такие предположения замечательны, но только в том случае, если ни рынок, ни мир не меняются. Если же они стали другими, бюджетный процесс, в основу которого закладываются структуры «шахтного» типа, к тому же делающий ставку на постепенность и снижение издержек, это явно не тот котлован, в котором можно возводить надежный фундамент будущего.

10. Негибкость или гибкость

Одна из форм безрассудства — делать одно и то же, при этом рассчитывая на получение каждый раз новых результатов. Другая форма безрассудства — продолжать делать это в то время, как мир изменился, и рассчитывать на получение прежних результатов. По своей сути бюджеты попадают во вторую из этих категорий безрассудства. Единственная здесь реакция на происходящие в мире изменения — увеличивать или снижать бюджеты. Другими словами, делать приблизительно то же, чуть больше или чуть меньше, в надежде, что это сработает. В таких условиях насаждение принципиального изменения работы в масштабах всей организации, где каждый постоянно защищает лишь краткосрочные цели, оформленные на организационном уровне в виде «шахтных» структур, неизбежно чревато серьезными конфликтами.

11. Штабной персонал или линейный: конфликтность отношений

Составление бюджета — это время, когда на первое место выходят штабные функции. Штабисты демонстрируют свою значимость, подвергая сомнению предлагаемые линейными менеджерами цифры, особенно выпячивая любые несогласования и расхождения, низводя весь процесс составления бюджета к обсуждению его малейших, часто ничего не значащих деталей, на которых они тем не менее «хотели бы остановиться более подробно». Кое-что из этого, конечно, необходимо. Но гораздо чаще такой подход просто непродуктивен. Копание в деталях мешает уяснению главного: стремление к обоснованию одной цифры снижает возможность учитывать взаимозависимость всех и чувствительность цифр. Постоянно тестируя, проверяя и перепроверяя различные итерации проекта бюджета, вы неизбежно придете к конфликту с линейными менеджерами.

12. Контроль или вовлеченность

Бюджетный процесс — это, в конечном счете, соглашение между различными составляющими менеджмента о выделении ресурсов в обмен на обещание достижения определенных результатов на протяжении года. Фактически это формализованный вариант управленческого соглашения. Но когда начинают доминировать штабные функции и штабисты становятся посредниками между отдельными звеньями менеджмента, процесс взаимных обязательств пропадает. Как результат этого игра по прежним правилам прекращается, а начинаются политиканство и мошенничество.

Все недостатки бюджетного процесса, да и сам он как форма быстро не исчезнут. Хотя существует альтернативный вариант, к которому прибегли органы, регулирующие коммунальные услуги, когда в их работе произошел большой сбой. Для этого они воспользовались так называемой формулой RPI-X. При ее применении регулирующие агентства задают целевые значения по ценам и издержкам на X процентов ниже годового показателя RPI (показатель инфляции розничных цен). В бизнесе эквивалентом такого подхода является задание для отдельных подразделений скользящих целевых показателей. Вместо RPI основой здесь можно сделать объем продаж или результаты за прошлый год. X процентов могут быть и положительными, и отрицательными, а полученная в результате цифра используется вместо фиксированной и стабильной цели. При этом попутно решаются практически все задачи, ради которых осуществляется весь бюджетный процесс.

Есть еще одна тема, о которой надо упомянуть отдельно. Необходимо провести серьезную дискуссию о том, как следует перераспределить ресурсы, эффективно работать на рынке и как для этого организовать работу. Бюджетному процессу явно не удается добиться более стратегического подхода к издержкам и ресурсам. Упрощая бюджетный процесс и закладывая основы стратегического процесса, бизнес предоставляет себе хороший шанс более эффективного размещения ресурсов.